○上三川町立小中学校文書取扱規程

昭和47年3月17日

教委訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配付(第7条・第8条)

第3章 文書の起案及び回議(第9条―第12条)

第4章 文書の発送(第13条―第15条)

第5章 文書の整理及び保存(第16条―第21条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるものを除くほか、上三川町立小中学校(以下「公立学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて適正かつ迅速に取扱い、常にその経過を明らかにし、もって事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書事務取扱主任)

第3条 公立学校に文書事務取扱主任を置く。

2 文書事務取扱主任は、校長がこれを命ずる。

(文書事務取扱主任の職務)

第4条 文書事務取扱主任は、校長の命を受けて、公立学校における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書事務処理の促進に関すること。

(5) 文書の整理及び保存に関すること。

(6) その他文書事務の処理に関すること。

(必要な簿冊)

第5条 公立学校に、文書の取扱いに関し次の簿冊を備えるものとする。

(1) 文書処理簿 (別記様式第1号)

(2) 文書交付簿 (別記様式第2号)

(3) 親展文書処理簿 (別記様式第1号)

(4) 郵便切手受払簿 (別記様式第3号)

(5) 送達簿 (別記様式第4号)

(記号及び番号)

第6条 文書の記号は、公立学校の略号(親展文書については、略号の次に「親」の字を加える。)を用いる。

2 文書の番号は、文書処理簿の番号を用い、毎年4月1日に始まり、翌年の3月31日に終わる。ただし、同一事案に属する文書は、特に文書事務取扱主任において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

第2章 文書の収受及び配付

(文書の収受及び配付)

第7条 文書は、文書事務取扱主任において収受し、次に定める手続きを経て、速やかに主務者に配付しなければならない。

(1) 収受した文書は、文書の余白に収受印(別記様式第5号)を押し、番号を記入して文書処理簿に記載し、校長、教頭の閲覧を受けた後主務者に配付する。ただし、軽易な文書と認められるものにあっては、番号を省略し、文書交付簿に記載のうえ、校長、教頭の閲覧を受けた後主務者に配付することができる。

(2) 親展文書は、封のまま封筒に収受印を押し、親展文書処理簿を添え、あて名の者に配付し、親展文書処理簿にその記載を受けなければならない。

(勤務時間外等における文書の収受)

第8条 勤務時間外、勤務を要しない日、又は休日に到着した文書の収受については、別に校長が定める。

第3章 文書の起案及び回議

(文書の処理)

第9条 主務者は、文書の配付を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

2 配付された文書のうち他の係に関係あるものについては、処理に先だち、関係のある係に合議しなければならない。

(文書の起案)

第10条 文書の起案は、回議用紙(別記様式第6号)により行う。ただし、定期的な報告又は軽易な文書は、この限りでない。

2 起案文は、平易簡明にし、文字はかい書で明瞭に書かなければならない。

(起案者の署名、押印)

第11条 起案者は、起案年月日等を記入したうえ、起案者の欄に署名し、押印しなければならない。

(決裁)

第12条 回議書は、関係者に回議のうえ、文書事務取扱主任、教頭を経て校長の決裁を受けなければならない。

第4章 文書の発送

(発送文書の取扱)

第13条 決裁を終わった回議書で発送を要するものは、原則として起案者が浄書及び校合を行い、回議書に認印し、回議書とともに文書事務取扱主任に回付しなければならない。

(公印の押印)

第14条 発送文書は、回議書に契印のうえ、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。

(発送)

第15条 文書事務取扱主任は、発送文書の回付を受けたときは、文書処理簿、親展文書処理簿又は文書交付簿に必要な事項を記入のうえ、郵送、使送に区別し、速やかに発送するものとする。

2 郵送の場合は、郵便切手受払簿により、使送の場合は、原則として送達簿により処理するものとする。

第5章 文書の整理及び保存

(完結文書の整理)

第16条 完結した文書は、校長が指定する者が、次により編さん、製本しなければならない。

(1) 別表文書分類表により区分し、1件ごとに施行月日の順に整理すること。

(2) 事案が2年度以上にわたるものは、完結の日の属する年度の文書に編集すること。

(3) 事案が数項目に関係のあるものは、最も関係の深い項目に編集し、他の関係項目にその旨を記載すること。

(4) 編集した表紙には、年度、項目、保存年限等を記載すること。

(文書の保存年限)

第17条 完結した文書の保存年限は、別表文書分類表によるものとする。

2 完結した文書の保存年限の起算は、翌年度の4月1日からとする。

(保存上の注意)

第18条 保存文書は、いつでも閲覧に供し得られるように整理しておくとともに、重要なものは、非常災害時に際して、いつでも持ち出しできるようにあらかじめ準備し、また、紛失、火災、盗難等の予防についても十分に注意しなければならない。

(文書の持出)

第19条 保存文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄処分)

第20条 文書事務取扱主任は、保存文書が保存年限を経過したときは、校長の決裁を受けて廃棄処分するものとする。ただし、必要があると認められるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

2 廃棄文書のうち、内容が他に漏れて支障のあるもの又は印影を転用されるおそれのあるものは、焼却しなければならない。

(委任)

第21条 この訓令に定めるもののほか、公立学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。

附 則

1 この訓令は、昭和47年4月1日から施行する。

2 この訓令施行の際、現に使用されている第5条各号に掲げる簿冊、第7条の収受印及び第10条の回議用紙にあっては、昭和48年3月31日までは、なお従前のものを使用することができる。

附 則(平成4年教委訓令第1号)

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

附 則(平成7年教委規則第1号)

この規則は、平成7年4月1日から施行する。

付 則(平成11年教委規則第2号)

この規則は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成17年教委訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年教委訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第16条、第17条関係)

分類

項目

保存年限

備考

A管理運営

例規通達


学校沿革誌


学校運営規程

3


学校要覧

20


学校概要

3


校地、校舎等の図面


施設設備台帳


常用

施設管理

3


学級編制

5


学校日誌

5


会議録

3


訪問

3


学校事故報告

5


事務引継書

5


警備及び防火計画

3


点検

1


管理運営一般

3


緊急連絡


常用

B人事服務

旧職員履歴書


履歴書


常用

辞令・発令

5


着任

3


昇格昇給

3


免許状

3


表彰

3


出勤簿

5


勤務時間割振

3


旅行命令簿

5


超過勤務命令簿

5


休暇簿

3


職務専念義務免除承認簿

1


勤務状況報告書

1


非常勤職員

3


公務災害補償

5


人事服務一般

3


研修

3


C教務

教育課程

5


年間指導計画

3


教務一般

3


雑件

1


教科書

5


各教科

3


教科外

3


特別活動

3


児童生徒指導

3


学校行事

3


学年・学級・教室

3


進路指導

3


D児童生徒管理

指導要録

20


指導要録抄本

5


卒業生名簿


修了生名簿


転出入学簿


児童生徒出席簿

5


家庭環境調書


常用

就学援助

10


通知・証明

5


学籍一般

3


褒賞

5


奨学生一般

3


入学予定者名簿

1


E統計調査

学校基本調査

3


児童生徒数、学級数調査

3


各種調査・統計

3


F経理

備品台帳


常用

理振台帳


常用

図書台帳


常用

寄付台帳


常用

備品廃棄申請書

5


備品管理

3


町予算

5


郵便切手受払簿

3


資源利用報奨

1


学校集金

5


補助金

5


G旅費給与

給与台帳


常用

諸手当


常用

給与一般

5


旅費

5


H庶務

文書処理簿

5


親展文書処理簿

5


文書交付簿

1


送達簿

1


雑件

1


I保健

健康診断票


常用

執務記録

5


検診

5


保健一般

3


保健日誌

5


検査

3


災害給付

5


J共済組合

共済組合マスター


常用

共済組合一般

3


K給食

検収表


常用

点検票

3


給食一般

1


報告書・申出書

5


検査

5


L渉外

県・町

3


会計

5


地域

3


渉外一般

1


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上三川町立小中学校文書取扱規程

昭和47年3月17日 教育委員会訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
昭和47年3月17日 教育委員会訓令第1号
平成4年3月31日 教育委員会訓令第1号
平成7年1月24日 教育委員会規則第1号
平成11年3月25日 教育委員会規則第2号
平成17年4月28日 教育委員会訓令第1号
平成28年2月24日 教育委員会訓令第1号